Diese Taktik können Sie anwenden, um sicherzustellen, dass Sie am Veranstaltungstag am produktivsten sind. Wir haben die Tipps in umsetzbare Abschnitte unterteilt, um die Umsetzung zu erleichtern.
1.Achten sie auf Ihren Körper
Jede gute Veranstaltung beginnt mit der Selbstversorgung. Wenn Sie nicht in Bestform sind, ist es unmöglich, voll produktiv zu sein. Das bedeutet:
Schlafen Sie gut, 7-9 Stunden sind Ideal.
Beginnen Sie Ihren Morgen mit etwas Beruhigendem (wie Meditation oder Joggen).
Welche Art von Aktivität hängt davon ab, was Sie genießen, aber finden Sie etwas, das Sie in einen guten Start in den Tag bietet.
Trinken, Trinken, Trinken!
Der menschliche Körper besteht größtenteils aus Wasser. Wenn Sie nicht mindestens 2L Wasser pro Tag trinken, laufen Sie Gefahr, auszutrocknen.
Iss. Lassen Sie keine Mahlzeiten aus.
Wenn Sie keine Zeit haben, sich hinzusetzen, tragen Sie Proteinriegel oder einen schnellen, gesunden Snack bei sich. Ihr Körper braucht Treibstoff, um optimal zu funktionieren. Hunger kann Wut und Reizbarkeit hervorrufen, was Sie als Veranstaltungsplaner nicht brauchen. Denken Sie daran, dass niedriger Blutzucker nie jemanden produktiver gemacht hat.
2.Mit Listen organisiert bleiben
Die Verwendung von To-Do-Listen ist ein effizienter Weg, um organisiert zu bleiben und zu verstehen, wie alles zusammenpasst. Sie können Listen elektronisch erstellen und mit Hilfe von Projektmanagement-Software mit Ihrem Team teilen oder sie auf Papier halten, was Ihnen mehr Spaß macht.
Erstellen Sie eine Master-To-Do-Liste sowie tägliche Check-Off-Listen der Dinge, die im Vorfeld der Veranstaltung erledigt werden müssen.
Jede Position sollte jemandem zugeordnet und das Datum (oder die Uhrzeit) der Lieferung bzw. Fertigstellung vermerkt werden. Am Tag der Veranstaltung können Sie sich entscheiden, sie in stündliche oder halbstündige Blöcke zu zerlegen, um eine bessere Sichtbarkeit zu erreichen.
Zerlegen Sie große Aufgaben in kleinere, damit Sie sich besser und weniger überfordert fühlen.
Ja, Ihre Aufgabenliste wird länger sein, aber Sie werden schneller durch sie hindurchgehen und vielleicht können Sie anderen kleinere Aufgaben zuweisen, um sie noch schneller zu erledigen.
Ordnen Sie Ihre Aufgabenliste neu an, je nachdem, wann etwas getan werden muss UND wann Sie Ihre Höchstleistung erreicht haben.
Einige Leute sind Morgenmuffel, andere brauchen etwas Zeit, um sich auf den neuesten Stand zu bringen. Zu wissen, wie Sie am besten abschneiden, ist entscheidend, um Ihren Zeitplan für eine optimale Leistung zu gestalten.
Halten Sie eine Liste mit kleinen Aufgaben, die Sie ausfüllen müssen, wenn Sie eine Minute Zeit zwischen den Aufgaben haben.
3.Effektive Management- und Produktivitätsfähigkeiten einsetzen
Melden Sie sich drei Werktage vor und am Vortag Ihrer Veranstaltung bei Ihrem Team an, um sicherzustellen, dass alle Ihre Wünsche berücksichtigt wurden.
Dazu gehören auch Anbieter und Referenten. Gehen Sie Ihre Liste durch. Fragen Sie nicht einfach: “Ist alles in Ordnung?” Es mag im Moment unangenehm erscheinen, aber es wird Ihnen mehr Sicherheit geben und sicherstellen, dass alle auf der gleichen Seite sind, bevor es hektisch wird.
Erreichen Sie die Sponsoren eine Woche bis drei Tage und fragen Sie sie, ob sie etwas brauchen.
Gehen Sie an diesem Tag auf ihre Wünsche ein, wenn möglich.
Machen Sie einen Rundgang durch den Veranstaltungsraum.
Nehmen Sie letzte Korrekturen vor. Beachten Sie alles, was noch aussteht. Weisen Sie das jemandem in Ihrem Team zu, der es weiterverfolgen soll.
Delegieren ohne Mikromanagement.
Wenn Sie Ihrem Team vertrauen und sich die Zeit genommen haben, dafür zu sorgen, dass jeder mit den richtigen Fähigkeiten am richtigen Ort ist, dann lernen sie loszulassen.
Wenn Sie sich an diesen Leitfaden halten, dann haben Sie die besten Voraussetzungen geschaffen, um ein erfolgreiches Event zu organisieren.